एमएस वर्ड के व्यू टैब का उपयोग करना

इस ट्यूटोरियल में, हम आपको MS Word के View Tab के बारे में बताएँगे। आप कीबोर्ड से Alt + P दबाकर MS Word के व्यू टैब को सक्रिय कर सकते हैं। या आप इसे माउस द्वारा भी उपयोग कर सकते हैं।

व्यू टैब को कई समूहों में विभाजित किया गया है। प्रत्येक समूह में एक कार्य-विशिष्ट कमांड है। आप इन कमांड्स को माउस से दबाकर इस्तेमाल कर सकते हैं। नीचे हम आपको बताएंगे कि व्यू टैब में कितने समूह हैं? और प्रत्येक समूह में उपलब्ध कमांड की काम क्या है?

व्यू टैब के समूह और उनके कार्य

MS Word View Tab

01. डॉक्यूमेंट व्यू

डॉक्यूमेंट व्यू समूह में विभिन्न स्टाइल्स में डॉक्यूमेंट देखने से संबंधित कमांड होते हैं। आप किसी वर्ड डॉक्यूमेंट को प्रकाशित करने या प्रिंट करने से पहले MS Word में ही अलग-अलग तरीके से देख सकते हैं। डॉक्यूमेंट व्यू में 5 प्रकार के डॉक्यूमेंट व्यू उपलब्ध हैं। प्रिंट लेआउट में, डॉक्यूमेंट को Print Layout (प्रिंट लेआउट) Print Layout View में दिखाया जाता है। यह डॉक्यूमेंट को प्रिंट करने के बाद कैसा दिखेगा, यह दिखता है। इसलिए इसे प्रिंट लेआउट कहा जाता है। डॉक्यूमेंट को फुल स्क्रीन रीडिंग (Full Screen Reading) व्यू में पुरे कंप्यूटर के स्क्रीन पर प्रदर्शित किया जाता है। इस व्यू में साइड स्पेस और टैब आदि हाईड हो जाती हैं। वेब लेआउट व्यू में साइड स्पेस दिखाई नहीं देता है। और डॉक्यूमेंट एक वेबपेज की तरह दिखता है। संपूर्ण डॉक्यूमेंट एक ही पेज पर दिखाया जाता है। Outline (आउटलाइन) व्यू में एक पुरे डॉक्यूमेंट Outline जैसा दिखता है। डॉक्यूमेंट में उपलब्ध पैराग्राफ एक सूची के रूप में दिखाई देते हैं। और ड्राफ्ट व्यू में, डॉक्यूमेंट एक ड्राफ्ट की तरह दिखता है। इस व्यू के साथ, आप डोमेंट को जल्दी से एडिट कर सकते हैं। और आपको Draft में Header और Footer भी नहीं दिखते हैं।

02. शो /हाईड

Show / Hide Group में डॉक्यूमेंट से जुड़े कई टूल हैं। इसमें आपको मुख्य रूप से 5 टूल मिलेंगे। पहला टूल, रूलर, इसके बगल वाले बॉक्स पर क्लिक करके इनेबल किया जाता है। यदि इनेबल है, तो रूलर डॉक्यूमेंट में दिखाई देगा। जिससे आप दस्तावेज़ के मार्जिन को देख या बदल सकते हैं। दूसरा टूल एक डॉक्यूमेंट मैप है। इसे इनेबल करने पर, MS Word विंडो के बाईं ओर डॉक्यूमेंट मैप दिखाया जाता है। तीसरे टूल में एक ग्रिड लाइन है। वर्ड डॉक्यूमेंट में ऑब्जेक्ट्स डालते समय इसका उपयोग किया जा सकता है। जब इसे इनेबल किया जाता है, तो इसे संपूर्ण पेज ग्रिडलाइन्स में विभाजित हो जाता है। चौथा उपकरण थंबनेल है। जो डॉक्यूमेंट मैप की तरह है। इसे इनेबल करने के बाद, Word विंडो के बाईं ओर डॉक्यूमेंट में उपलब्ध सभी पेज प्रदर्शित होते हैं। इसके साथ ही आप किसी भी पेज पर जा सकते हैं। जब आप थंबनेल में उपलब्ध किसी पृष्ठ पर क्लिक करते हैं तो कर्सर उस पेज की शुरुआत में पहुंच जाता है। और अंतिम टूल मैसेज बार है। इसका उपयोग वर्ड में संभावित खतरों के उपयोगकर्ताओं को चेतावनी देने के लिए किया जाता है। यदि आपकी सामग्री में एमएस ऑफिस के लिए कोई संभावित खतरा है। तो यह हमें आटोमेटिक वर्ड विंडो में मैसेज दिखाता है।

03. ज़ूम

ज़ूम ग्रुप में उपलब्ध कमांड का उपयोग पेज को विभिन्न ज़ूम स्तर पर देखने के लिए किया जाता है। इसमें उपलब्ध कमांड के माध्यम से, आप दस्तावेजों को अपने आप से बड़ा या छोटा देख सकते हैं। या आप पेज चौड़ाई में भी डॉक्यूमेंट देख सकते हैं। इनके अलावा, आप एक बार में वर्ड विंडो में कितने पेज देखना चाहते हैं, यह आपको जूम ग्रुप से ही कंट्रोल करने देता है। आप अपनी सुविधा के अनुसार एक साथ एक पेज या दो पेज देख सकते हैं।

04. विंडो

यदि आप एक समय में एक से अधिक Word डॉक्यूमेंट पर काम करते हैं। तो Window Group सिर्फ आपके लिए बना है। इसके द्वारा, आप ओपन वर्ड विंडोज को नियंत्रित करते हैं। डॉक्यूमेंट में काम करते हुए आप दूसरी विंडो पर जा सकते हैं। और यह किसी अन्य डॉक्यूमेंट पर जा सकता है, या आप डेस्कटॉप पर एक साथ दो डॉक्यूमेंट भी खोल सकते हैं।

05. मैक्रो

यदि आप किसी प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं। और इसमें कुछ जानकारी बार-बार इस्तेमाल होने वाली है। तो उस समय आप मैक्रों का प्रयोग कर सकते है। अगर आपको किसी एक जानकारी को बार-बार इस्तेमाल करना है, फिर उस जानकारी का मैक्रो रिकॉर्ड में लिखकर, आप उस जानकारी को बिना बार-बार लिखे प्रयोग कर सकते हैं। हम मैक्रो को कीबोर्ड शॉर्टकट से जोड़ते हैं। और जब हमें वह जानकारी लिखनी है तो हमें बस कीबोर्ड के शॉर्टकट को दबाना होगा। और पूरी जानकारी खुद लिखा जाती है।

एमएस वर्ड में रिव्यू टैब का उपयोग करना

इस पाठ में, हम आपको एमएस वर्ड के रिव्यू टैब के बारे में बताएंगे। आप कीबोर्ड से Alt + P दबाकर MS Word के रिव्यू टैब को सक्रिय कर सकते हैं। या आप इसे माउस द्वारा भी उपयोग कर सकते हैं।

रिव्यू टैब को कई समूहों में विभाजित किया गया है। प्रत्येक समूह में एक कार्य-विशिष्ट कमांड होते है। आप इन कमांड्स को माउस से दबाकर इस्तेमाल कर सकते हैं। नीचे हम आपको बताएंगे कि रिव्यू टैब में कितने समूह हैं? और प्रत्येक समूह में उपलब्ध कमांड की यूज़ क्या है?

रिव्यू टैब के ग्रुप के नाम और उनके कार्य

रिव्यु टैब में 6 समूह होते हैं। इन्हे आप निचे दिखाए गए स्क्रीन शॉट में देख सकते है। इन समूहों का नाम क्रमशः प्रूफिंग, कमेंट्स, ट्रैकिंग, चेंजेस, कम्पेयर और प्रोटेक्ट है। अब आप रिव्यु टैब के समूह से परिचित हैं। आइए अब प्रत्येक समूह के काम को जानते हैं।

एमएस वर्ड के मेलिंग टैब का उपयोग

इस पाठ में, हम आपको एमएस वर्ड के मेलिंग टैब के बारे में बताएंगे। आप कीबोर्ड से Alt + M दबाकर MS Word के मेलिंग टैब को सक्रिय कर सकते हैं। या आप इसे माउस द्वारा भी उपयोग कर सकते हैं।

मेलिंग टैब को कई समूहों में विभाजित किया गया है। प्रत्येक समूह में एक विशेष कमांड से संबंधित बटन्स होती है। आप माउस के माध्यम से इन कमांड का उपयोग कर सकते हैं। नीचे हम आपको बताएंगे कि मेलिंग टैब में कितने समूह हैं? और प्रत्येक समूह में उपलब्ध कमांड के कार्य क्या हैं?

मेलिंग टैब के समूह का नाम और उनके काम

मेलिंग टैब में 5 समूह होते हैं। इन्हे आप निचे दिखाए गए स्क्रीन शॉट में देख सकते है। इन समूहों को क्रमशः Create, Write and Insert Fields, Review Results, और Finish नाम दिए गए हैं। अब आप मेलिंग टैब के समूहों से परिचित हैं। आइए अब प्रत्येक समूह के काम को जानते हैं।

नोट: मेलिंग टैब का केवल एक ही मुख्य कार्य है। एक साथ कई लोगों को मेल, लिफाफा, लेबल आदि भेजना। हमें इस कार्य के लिए एमएस वर्ड में मेल मर्ज टैब का प्रयोग करना होगा। और इस टैब में प्रत्येक समूह (groups) एक दूसरे पर निर्भर है। इसलिए उनका अलग-अलग से अध्ययन करना आसान नहीं है। फिर भी हमने इस लेशन आपको मेलिंग टैब के बारे में समझाने की बहुत कोशिश की है। ताकि आपको मेलिंग टैब के बारे में बुनियादी जानकारी मिल जाए। 

तो आइये जानते है मेलिंग टैब के बारे में

1. क्रिएट (Create)

इस समूह के माध्यम से आप डाक्यूमेंट्स में लिफाफे (Envelopes ) और लैब्स (Lables ) बना सकते हैं। जैसे, मेलिंग, एड्रेस लेबल्स, फाइल फोल्डर लेबल आदि।

2. स्टार्ट मेल मर्ज (Start Mail Merge)

मेल मर्ज की प्रोसेस इस समूह के साथ ही शुरू होती है। और जिसे आप मेल भेजना चाहते हैं, उन्हें जोड़ सकते हैं। यानी, Recipients List Create, Edit, Delete कर सकते हैं।

3. राइट & इन्सर्ट फ़ील्ड (Write & Insert Fields)

जब आप उपरोक्त दोनों समूहों का काम पूरा कर लेते हैं तब यह समूह काम में आता है। अन्यथा आप इस समूह का अलग से उपयोग नहीं कर सकते। क्योंकि इसके कमांड सक्रिय नहीं होती हैं। इस समूह के माध्यम से आप अपने मेल में एक्स्ट्रा फील्ड्स डाल सकते हैं, किसी विशेष मेलिंग एड्रेस को ब्लॉक कर सकते हैं। और आप ग्रीटिंग लाइन जोड़ सकते हैं। और आप इन सभी कार्यों को प्रत्येक Recipient के लिए अलग-अलग कर सकते हैं।

4. प्रीव्यू रिजल्ट (Preview Results)

जब आपका मेल मर्ज का काम पूरा कर लेते है, तब आप अपने काम का प्रीव्यू इस समूह में कमांड के माधयम से देख सकते हैं।

5. फिनिश (Finish)

इस समूह के द्वारा आप मेल मर्ज प्रोसेस को समाप्त करते हैं।

एम एस वर्ड के पेज लेआउट टैब का उपयोग

इस पाठ में हम आपको एमएस वर्ड के पेज लेआउट टैब के बारे में बताएंगे। आप कीबोर्ड से Alt + P दबाकर MS Word के पेज लेआउट टैब को सक्रिय कर सकते हैं। या आप इसे माउस द्वारा भी उपयोग कर सकते हैं।

पेज लेआउट टैब को कई समूहों में विभाजित किया गया है। प्रत्येक समूह में एक कार्य-विशिष्ट कमांड होती है। आप इन कमांड्स को माउस से दबाकर इस्तेमाल कर सकते हैं। नीचे हम आपको बताएंगे कि पेज लेआउट टैब में कितने समूह हैं? और प्रत्येक समूह में उपलब्ध कमांड की कमान क्या है?

पृष्ठ लेआउट टैब में समूहों के नाम और उनके कार्य

पेज लेआउट टैब में 5 समूह हैं। उन्हें नीचे दिखाए गए स्क्रीन शॉट में देख सकते है। इन समूहों को क्रमशः थीम्स, पेज सेटअप, पेज बैकग्राउंड, पराग्रफ और अरेंज (Themes, Page Setup, Page Background, Paragraph and Arrange) नाम दिया गया है। अब आप पेज लेआउट टैब में समूहों से परिचित हैं। आइए अब प्रत्येक समूह के काम को जानते हैं।

MS Word की Insert Tab का उपयोग

इस लेसन में, हम आपको MS Word के इन्सर्ट टैब के बारे में बताएँगे। आप कीबोर्ड से Alt + N दबाकर MS Word के इन्सर्ट टैब को सक्रिय कर सकते हैं। या आप इसे माउस द्वारा भी उपयोग कर सकते हैं।


इन्सर्ट टैब को कई समूहों में विभाजित किया गया है। प्रत्येक समूह में एक कार्य-विशिष्ट कमांड होती है। आप इन कमांड्स को माउस से दबाकर इस्तेमाल कर सकते हैं। नीचे हम आपको बताएंगे कि इन्सर्ट टैब में कितने समूह हैं? और प्रत्येक समूह में उपलब्ध कमांड की काम क्या है?

इन्सर्ट टैब के नाम और उनके कार्य

MS Word की Home Tab का उपयोग

MS Word में Text को Edite करने के लिए कई जगहों पर Tools लगाए गए हैं। इन जगहों को टैब्स कहा जाता है। आप उन्हें मीनू के नाम से भी जानते हैं। इस पाठ में, हम आपको एमएस वर्ड के होम टैब के बारे में बताएंगे।

MS Word Home Tab

आप कीबोर्ड से Alt + H दबाकर MS Word के होम टैब को सक्रिय कर सकते हैं। या आप इसे माउस द्वारा भी उपयोग कर सकते हैं। एमएस वर्ड में, By Default Home टैब टैब ख़ुले होते हैं।


एमएस वर्ड का होम टैब कई समूहों में विभाजित है। प्रत्येक समूह में एक काम से संबंधित बटन / कमांड हैं। आप इन बटनों को माउस से दबाकर उपयोग कर सकते हैं। नीचे हम आपको बताएंगे कि होम टैब में कितने समूह हैं? और प्रत्येक समूह में उपलब्ध उपकरणों का उद्देश्य क्या है?

होम टैब के समूहों के नाम और उसका कार्य

MS Word के Home टैब में 5 समूह होते हैं। उन्हें निचे दिखाए गए स्क्रीन शॉट में देख सकते है। इन समूहों को क्रमशः क्लिपबोर्ड, फ़ॉन्ट, पैराग्राफ, स्टाइल्स और एडिट का नाम दिया गया है। अब आप होम टैब के समूहों से परिचित हैं। आइए अब प्रत्येक समूह के कार्य को जानते हैं।

होम टैब के समूहों के नाम

01. क्लिपबोर्ड (Clipboard )

क्विक एक्सेस टूलबार क्या है?

क्विक एक्सेस टूलबार कहां होता है ?

Quick access toolbar

1. कमांड और बटन जोड़ना

क्विक एक्सेस टूलबार में किसी भी कमांड और बटन को जोड़ने के लिए, आपको एक सरल प्रक्रिया करनी होगी। इसके लिए आप जो भी कमांड या बटन जोड़ना चाहते हैं उस पर राइट क्लिक करें। इसके बाद Add to Quick Access Toolbar पर क्लिक करें। और इसे कमांड या बटन स्पेशल क्विक एक्सेस टूलबार में जोड़ा जाएगा।

कमांड और बटन जोड़ना

2. कमांड और बटन को हटाना

इसके विपरीत, आप क्विक एक्सेस टूलबार से बटन हटा भी सकते हैं। इसके लिए, आपको ऊपर वर्णित प्रक्रिया का विपरीत करना होगा। जिस भी बटन या कमांड को आप क्विक एक्सेस टूलबार से हटाना चाहते हैं, उस पर राइट-क्लिक करें। इसके बाद Remove from Quick Access Toolbar पर क्लिक करें। और इसे कमांड या बटन स्पेशल क्विक एक्सेस टूलबार से हटा दिया जाएगा।

कमांड और बटन को हटाना

Office Button की Commands और उनका उपयोग

ऑफिस बटन के कमांड और उनका उपयोग

New (न्यू)

ऑफिस बटन के नए कमांड का उपयोग स्प्रेडशीट (एमएस एक्सेल में) प्रेजेंटेशन (एमएस पॉवरपॉइंट में) में एक नया दस्तावेज़ (एमएस वर्ड में) खोलने के लिए किया जाता है। जब आप New पर क्लिक करते हैं, तो आपके सामने एक नया Office Document / Spreadsheet / Presentation खुलकर सामने आता है। जिसमें आप अपना काम कर सकते हैं। नई कमांड का कीबोर्ड शॉर्टकट Ctrl + N है।

Open (ओपन)

ओपन कमांड का उपयोग ऑफिस में पहले से तैयार डॉक्यूमेंट (एमएस वर्ड में) स्प्रेडशीट (एमएस एक्सेल में) Presentation(एमएस पावरपॉइंट में) देखने के लिए किया जाता है। आप केवल Office दस्तावेज़ ही नहीं खोल सकते हैं, बल्कि आप नोटपैड और वर्डपैड में भी फाइलें खोल सकते हैं। आप अपने कीबोर्ड शॉर्टकट Ctrl + O से ओपन कमांड का भी उपयोग कर सकते हैं।

Save (सेव)

Save कमांड का उपयोग Office डॉक्यूमेंट को सहेजने के लिए किया जाता है। इसका कीबोर्ड शॉर्टकट Ctrl + S हैं।

Save as (सेव अस)

Save as Command के माध्यम से, आप किसी फ़ाइल नाम या डॉक्यूमेंट को एडिट करके दुबारा से अन्य फाइल बनाकर सेव कर सकते है। इसका मतलब यह है की यदि आप पहले सेव किसी डॉक्यूमेंट को ओपन करके एडिट करते है, और आप चाहते है की मेरे पास पहले से यह डॉक्यूमेंट भी पहले की तरह सेव रहे और एडिट करने बाद एक नया फाइल में सेव रहे, तो इस प्रस्थिति में आप इस फाइल को save as कर सकते है।
इसका कीबोर्ड शॉर्टकट F12 हैं।

Print (प्रिंट)

प्रिंट कमांड से तैयार office documents को प्रिंट कर सकते है। इसके अलावा, आप प्रिंट से पहले office documents का प्रिंट प्रीव्यू भी देख सकते हैं। यदि आपको कोई कमी लगती है, तो आप इसे प्रिंट करने से पहले ठीक कर सकते हैं। आप कीबोर्ड शॉर्टकट Ctrl + P से भी office documents को प्रिंट कर सकते हैं।

Prepare (प्रिपेयर )

आप Prepare कमांड द्वारा डॉक्यूमेंट (एमएस वर्ड में) में स्प्रेडशीट (एमएस एक्सेल) में प्रेजेंटेशन (एमएस पावरपॉइंट में) प्रॉपर्टी (शीर्षक, लेखक का नाम, विषय, आदि) देख और संपादित कर सकते हैं। आप पासवर्ड से उनकी सुरक्षा कर सकते हैं। यदि आपके पास डिजिटल हस्ताक्षर हैं, तो आप इसे डॉक्यूमेंट / स्प्रेडशीट / प्रेजेंटेशन से जोड़ सकते हैं। इसके अलावा, आप ऑफिस के पिछले संस्करणों के साथ डॉक्यूमेंट / स्प्रेडशीट / प्रेजेंटेशन की संगतता(Compatibility Check) की भी जांच कर सकते हैं।

Send (सेंड)

आप ई-मेल संदेश, ई-मेल अटैचमेंट, और फैक्स के रूप में इस Command द्वारा ऑफिस डॉक्यूमेंट (एमएस वर्ड में) स्प्रेडशीट (एमएस एक्सेल में) प्रेजेंटेशन (एमएस पावरपॉइंट में) भेज सकते हैं।

Pblish (पब्लिश)

इस Command का उपयोग Office डॉक्यूमेंट (MS Word में) स्प्रैडशीट (MS Excel में) प्रेजेंटेशन (MS PowerPoint में) को केवल Office प्रोग्राम्स से डायरेक्ट पब्लिश करने के लिए किया जाता है।

Close (क्लोज)

क्लोज कमांड से आप डॉक्यूमेंट (MS Word में) स्प्रेडशीट (MS Excel में) प्रेजेंटेशन (MS PowerPoint में) बंद कर सकते हैं। जब आप इस कमांड पर क्लिक करते हैं, तो ऑफिस प्रोग्राम बंद नहीं होते हैं, लेकिन उनमें ओपन करेंट डॉक्यूमेंट बंद हो जाता है।

इनके अलावा Office बटन मेनू में दो और कमांड हैं। जिसे आप Office बटन के नीचे दाईं ओर देख सकते हैं। इसमें पहला कमांड ऑप्शन हैं। जो वर्ड में वर्ड ऑप्शन , एक्सेल में एक्सेल ऑप्शंस, पॉवरपॉइंट में पॉवरपॉइंट ऑप्शंस का नाम दिया गया है।इसमें प्रत्येक प्रोग्राम से संबंधित कई विकल्प होते हैं।

MS Word में एक New Blank Document कैसे Open करें

हमने MS Word में न्यू ब्लैंक डॉक्यूमेंट Open करने के बारे में Step-by-Step विस्तार से बताया है। आप इन स्टेप्स को पढ़कर MS Word में New Blank Document आसानी से खोल पाएंगे। तो चलिए MS Word में New Blank Document को Open करते है।

1. MS Word को पहले Open करें।
2. एमएस वर्ड खोलने के बाद, Office बटन पर क्लिक करें।
3. ऑफिस बटन से आपको न्यू(New) पर क्लिक करना है। या आप कीबोर्ड से CTRL + N भी दबा सकते हैं।
4. न्यू पर क्लिक करने के बाद आपके सामने एक नया डॉक्यूमेंट डायलॉग बॉक्स आएगा। यहां से आप Blank and recent पर क्लिक करें। इसके बाद Blank and recent में से आपको Blank document पर क्लिक करना है। और अब निचे दायें कोने में Create बटन पर क्लिक करें।

   New Blank Document

5. क्रिएट पर क्लिक करने पर आपके सामने MS Word New Blank Document खुल जाएगा। यहां आप अपना काम कर सकते हैं।

MS Word में एक New Template कैसे Open करें

1. पहले MS Word को खोलें।
2. MS Word खोलने के बाद, Office बटन पर क्लिक करें।
3. ऑफिस बटन से आपको न्यू पर क्लिक करना है। या आप कीबोर्ड से CTRL + N भी दबा सकते हैं।
4. न्यू पर क्लिक करने के बाद आपके सामने एक नया डॉक्यूमेंट डायलॉग बॉक्स आएगा। यहाँ से, Templates के निचले भाग में Installed Templates पर क्लिक करें। अब आप MS Word में Installed Templates खोलेंगे। जिन्हें आप निचे दिए गए फोटो के लाल घेरे में देख सकते हैं। अपनी पसंद के टेम्पलेट पर क्लिक करें।
   
5. फिर नीचे दायें कोने में, आपको Create New से टेम्पलेट चुनना होगा। और अब उसके निचे Create बटन पर क्लिक करे।
6. Create पर क्लिक करते ही आपके द्वारा चुना गया टेम्पलेट खुल जाएगा। यहां आप अपना काम कर सकते हैं।

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